e-facturatie

e-facturatie

E-facturatie omvat de afhandeling van inkomende facturen van aankomst tot post. Facturen hebben veel variaties en typen. Facturen zijn over het algemeen in twee typen gegroepeerd: 1. Facturen die aan een aanvraag of inkooporder zijn gekoppeld 2. Facturen die geen gekoppeld verzoek hebben; dus geen bestelling. Zie bijvoorbeeld ICreative.

De meeste organisaties hebben duidelijke instructies voor e-facturatie. In de meeste organisaties worden vaak verschillende sets instructies gevonden met betrekking tot de afhandeling van facturen voor inkooporders of facturen voor niet-inkooporders. De hoofdafdeling die facturen verwerkt, staat bekend als crediteurenadministratie. Het proces met een leveranciersfactuur wordt ook wel e-facturatie genoemd.

Stappen in e-facturatie

Een typisch proces voor het betalen van een leveranciersfactuur begint bij de aankomst van de factuur bij de deur van de organisatie, ongeacht de wijze van aankomst, zoals via e-mail, post, fax enz. Zodra de factuur arriveert, moet de crediteurenadministrateur ervoor zorgen dat het document is inderdaad een factuur. Vervolgens classificeert de verkoper de factuur en sorteert deze in verschillende categorieën. De definitie van verschillende categorieën is niet altijd hetzelfde voor verschillende organisaties, maar wordt normaal gedefinieerd door elke organisatie.

Zodra de categorie is gedefinieerd, wordt de factuur doorgestuurd naar de verantwoordelijke persoon voor die specifieke factuur. Dit is normaal de persoon die die bestelling heeft geplaatst. Als er een bestelling is geweest bij het plaatsen van die bestelling, moet de factuur worden vergeleken met de bestelling om te zorgen dat het gefactureerde bedrag correct wordt vermeld op de factuur. Als het bedrag klopt en de goederen zijn aangekomen, moet de verantwoordelijke persoon de factuur goedkeuren door deze te ondertekenen. Als het gefactureerde bedrag een bepaald bedrag overschrijdt dat wordt beperkt door de organisatie, moet de overste van die persoon mogelijk ook de factuur goedkeuren. Dit verschilt natuurlijk van organisatie tot organisatie.

Nadat de factuur is goedgekeurd en er geen afwijkingen zijn geweest, wordt de factuur in het boekhoudsysteem geboekt. Een handmatig factuurproces kan soms meer dan 15 stappen duren voordat de laatste boeking is voltooid.

Automatische Factuurverwerking

De technologie heeft de automatisering van de factuurverwerking, oftewel elektronische facturatie of e-facturatie, van bij de aankomst tot aan het einde lang mogelijk gemaakt. Dit betekent dat bij aankomst van de factuur dezelfde crediteur de factuur alleen hoeft te scannen naar een automatiseringssoftware. De automatiseringssoftware converteert vervolgens de gescande afbeelding van de factuur naar een tekstonderzoekbaar document. De verschillende velden op een factuur kunnen ook in de software worden vastgelegd, zodat deze onthoudt welke velden hij moet vastleggen en registreren in de ERP-systemen, bijvoorbeeld het aantal aankopen, de hoeveelheid, de leveranciersnaam, de leverancierscode, enzovoort . De voordelen van een automatische verwerkingsstroom kunnen zijn: verminderde menselijke fouten, rapporten op aanvraag en gegevensweerbaarheid. Geautomatiseerde leveranciers van factuurverwerkingsoplossingen zijn PSIGEN Software, Nexus Systems, Oracle AP Solutions, SpendBridge, Basware, Tipalti, Palette Software, IQ-software, Smarty Software, Itesoft, docSTAR, ICreative, Top Image Systems, Kofax, Artsyl Technologies, ABBYY, CharacTell, iPayables, Transcepta, Automation Center, Compello, Tradeshift, Ariba, Hyland Software, Open Text, Perceptive Software, ARDEM, Esker, ReadSoft, Nu Delta en SER Group. De meeste automatiseringssoftware is tegenwoordig geïntegreerd in veelgebruikte ERP-systemen, zoals die worden aangeboden door Dajon Data Management SAP en Microsoft.

In een automatisch proces worden de gegevens, zodra de gegevens zijn geëxtraheerd of vastgelegd op de factuur, automatisch in het systeem ingevoerd en vergeleken met de bestelling. Dit afstemmingsproces kan alleen de factuurgegevens vergelijken met die op de inkooporder of worden uitgebreid met een dieper niveau dat naar de ontvangende documenten kijkt. Werkstroomstappen kunnen zo worden geconfigureerd dat de verantwoordelijke persoon een e-mailwaarschuwing ontvangt, zodat hij of zij de factuur kan goedkeuren. Als er andere mensen bij de goedkeurings-flow betrokken zijn, worden e-mailwaarschuwingen ook automatisch gegenereerd. De gebruikelijke workflow voor e-facturatie is een proces in vier stappen beginnend met:

  1. Import van de afbeeldingen door middel van scannen of e-mail,
  2. Identificatie van de leverancier en het bedrijfsonderdeel dat is gekoppeld aan de factuur,
  3. Data-extractie
  4. Export van de geëxtraheerde gegevens en afbeeldingen.